En este apartado se describe una empresa inmobiliaria que está especializada en el alquiler de pisos y casas amuebladas.
Esta empresa se encarga de dar publicidad a los inmuebles que ofrece en alquiler, tanto en prensa local como nacional, entrevista a los posibles inquilinos, organiza las visitas a los inmuebles y negocia los contratos de alquiler. Una vez firmado el alquiler, la empresa asume la responsabilidad del inmueble, realizando inspecciones periódicas para comprobar su correcto mantenimiento.
A continuación se describen los datos que se manejan en las oficinas de la empresa para llevar a cabo el trabajo diario.
La empresa tiene varias oficinas en todo el país. Cada oficina tiene un código de identificación que es único, tiene una dirección (calle, número y ciudad), un número de teléfono y un número de fax. Cada oficina tiene su propia plantilla.
Cada oficina tiene un director que se encarga de supervisar todas sus gestiones. La empresa sigue muy de cerca el trabajo de los directores y tiene registrada la fecha en que cada director empezó en el cargo en su oficina. Cada director tiene un pago anual por gastos de vehículo y una bonificación mensual que depende de los contratos de alquiler que haya realizado su oficina.
En cada oficina hay varios supervisores. Cada uno es responsable del trabajo diario de un grupo de entre cinco y diez empleados que realizan las gestiones de los alquileres. El trabajo administrativo de cada grupo lo lleva un administrativo.
Cada miembro de la plantilla tiene un código único que lo identifica en la empresa. De cada uno de ellos se quiere conocer el nombre, la dirección, el número de teléfono, la fecha de nacimiento, el número del DNI, su puesto en la empresa, el salario anual y la fecha en que entró en la empresa. De los administrativos se desea conocer también la velocidad con que escriben a máquina (en pulsaciones por minuto).
Además, de cada empleado se debe guardar información sobre uno de sus parientes más próximos: nombre, relación con el empleado, dirección y número de teléfono.
Cada oficina de la empresa tiene una serie de inmuebles para alquilar. Estos inmuebles se identifican por un código que es único dentro de la empresa. Los datos que se guardan de cada inmueble son los siguientes: dirección completa (calle, número y ciudad), tipo de inmueble, número de habitaciones y precio del alquiler en euros (este precio es mensual). El precio del alquiler se revisa de forma anual.
Cada inmueble se asigna a un empleado que es el responsable de su gestión. Cada miembro de la plantilla puede tener asignados hasta veinte inmuebles para alquilar.
Si un propietario elimina su oferta de alquiler de la empresa, su información se mantiene durante al menos tres años.
Los propietarios de los inmuebles pueden ser particulares o empresas. A cada propietario se le asigna un código que es único en la empresa. De los particulares se guarda el nombre, la dirección y el número de teléfono. De las empresas se guarda el nombre comercial, tipo de empresa, la dirección, el número de teléfono y el nombre de la persona de contacto.
Cuando un cliente contacta con la empresa por primera vez, se toman sus datos: nombre, dirección, número de teléfono, tipo de inmueble que prefiere e importe máximo que está dispuesto a pagar al mes por el alquiler. Ya que es un posible inquilino, se le asigna un código que es único en toda la empresa. De la entrevista inicial que se realiza con cada cliente se guarda la fecha, el empleado que la realizó y unos comentarios generales sobre el posible inquilino.
En la mayoría de los casos, los posibles inquilinos desean ver varios inmuebles antes de alquilar uno. De cada visita que se realiza se guarda la fecha y los comentarios realizados por el cliente respecto al inmueble.
Cuando algún inmueble es difícil de alquilar, la empresa lo anuncia en la prensa local y nacional. De cada anuncio se guarda la fecha de publicación y el coste económico del anuncio. De los periódicos se guarda el nombre, la dirección, el número de teléfono, el número de fax y el nombre de la persona de contacto.
La empresa se encarga de redactar los términos de cada contrato de alquiler. Cada contrato tiene un número, un importe mensual, un método de pago, el importe del depósito, si se ha realizado el depósito, las fechas de inicio y finalización del contrato, la duración del contrato en meses y el miembro de la plantilla que lo formalizó. La duración mínima de un contrato es de tres meses y la duración máxima es de un año. Cada cliente puede tener alquilados uno o varios inmuebles al mismo tiempo.
Como parte del servicio que presta la empresa, ésta se encarga de realizar inspecciones periódicas a los inmuebles para asegurarse de que se mantienen en buen estado. Cada inmueble se inspecciona al menos una vez cada seis meses. Se inspeccionan tanto los inmuebles alquilados, como los que están disponibles para alquilar. De cada inspección se anota la fecha y los comentarios sobre su estado que quiera incluir el empleado que la ha llevado a cabo.
En cada oficina se llevan a cabo las siguientes actividades para garantizar que cada empleado tenga acceso a la información necesaria para desempeñar su tarea de modo efectivo y eficiente. Cada actividad está relacionada con una función específica de la empresa. Cada una de estas funciones corresponde a uno o varios puestos de los que ocupan los empleados, por lo que éstos se indican entre paréntesis.